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Innovative Beispiel-Projekte

In dieser Rubrik möchten wir Ihnen besondere Projekte, innovative Lösungen, neue Produkte, etc. vorstellen, die bestimmt auch Ihrem Unternehmen Nutzen bringen.

Wenn Sie Ihr Anliegen nicht in der Liste entdecken, dann kontaktieren Sie uns trotzdem. Wir sind zuversichtlich, dass wir auch Ihre Aufgabenstellung erfolgreich umsetzen können.

Archivieren von Personalbelegen / Einsicht in die digitale Personalakte

Archivierung von Personalbelegen und Einsicht in die digitale Personalakte

Bei unserem Referenzkunden Impuls Küchen GmbH in Brilon ist seit Dezember 2008 eine Gesamtlösung zur Archivierung von Personalbelegen im DMS-System inkl. der Möglichkeit zur Einsicht in die digitale Personalakte im Einsatz.

Die Anwendung funktioniert wie folgt:

  • Für jeden zu archivierenden Personalbeleg wird ein passender Barcode produziert, der auf dem Beleg aufgebracht wird.
  • Die Belege werden am Abteilungs-Scanner im Stapel eingelesen und anhand der Barcode-Informationen im DMS-System abgelegt.
  • Der Sachbearbeiter kann die Dokumente aller Mitarbeiter am Arbeitsplatz einsehen.
  • Für Mitarbeiter, die Einsicht in Ihre Personalakte nehmen wollen, wird ein Berechtigungs-Barcode gedruckt. Der Mitarbeiter gibt den Berechtigungs-Code an einer bestimmten Datenstation innerhalb der Personalabteilung ein und kann sich damit seine digitale Personalakte ansehen.

Ausdruck von Barcode-Etiketten aus der AS/400

Ausdruck von Barcode aus AS/400 Anwendung

Barcode-Etiketten sind vielfältig einsetzbar.

Egal, ob damit die Verarbeitungsgeschwindigkeit beim Einscannen von Belegen in Dokumenten Management Systemen gesteigert wird - oder ob Barcode-Etiketten bei der mobilen Datenerfassung oder im Lager eingesetzt werden: Wichtig ist, dass sie schnell und möglichst automatisiert an der richtigen Stelle produziert werden.

Wir haben die richtige Hardware (Barcode-Drucker + passende Etiketten) und die richtige Integrations-Lösung (Ausdruck direkt aus der AS/400-Anwendung, individuelle Druckprogramme, etc.) für Sie.

Multifunktions-Kopierer Unterstützung für Kendox InfoShare

Archivierung von Dokumente, die mit einem Multifunktionskopierer gescannt wurden.

Mit unserem selbst entwickelten Tool können Sie ohne weiteren Aufwand Dokumente in Kendox InfoShare ablegen. Die Belege müssen dazu nur mit einem Multifunktions-Kopierer eingescannt werden.

MFK-Support wird über eine INI-Datei gesteuert, die es Ihnen erlaubt, den eingescannten Dokumenten Standard-Suchwerte mitzugeben, bzw. sie in bestimmten Ordnern innerhalb Kendox InfoShare abzulegen.

Wird eine zusätzliche Metafile-Datei zur Verfügung gestellt (viele Scan-Systeme oder zusätzliche Software-Pakete ermöglichen das - in der Metafile können beispielsweise Volltext-Informationen oder bereits am Scanner eingegebene Daten enthalten sein), können die Suchwerte auch aus der Metafile des Dokuments extrahiert und für die Ablage verwendet werden.

Alle Aktionen werden protokolliert - Dokumente mit fehlerhaften Informationen können in Nachbearbeitungs-Ordnern (Postfächern) abgelegt werden.

Rückspeichern von SOLITAS InfoStore Dokumenten aus optischem Archiv

Beim Wechsel des Storage-Systems innerhalb der SOLITAS InfoStore Belegarchivierung wurden in mehreren Projekten die im optischen Archiv abgelegten Dokumente ins Dateisystem der AS/400 zurück gelesen, um sie anschließend wieder auf das neue Storage-System auszulagern.

Dabei war besonders zu beachten, den laufenden Betrieb nicht zu stören.

Wir erstellten dazu eine Anwendung, die die bereits ausgelagerten Dokumente wieder zurück in die InfoStore Datenbank speichert und dabei die Auslagerungs-Kennzeichen zurück setzt. Gleichzeitig werden Speicherungs-Anforderungen für das neue Storage-System erstellt und die Dokumente dorthin abgespeichert, um ein Überlaufen des AS/400 Plattenspeichers zu verhindern.

Mit dieser Methode kann selbst bei großen Datenbestände von mehr als 20 Millionen Dokumenten innerhalb 1 Monat das Storage-System gewechselt werden.

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